中国眼底病论坛•第十四次全国眼底病学术讨论会•2011福州
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　       　招商通知

　　“中国眼底病论坛•第十四次全国眼底病学术讨论会•2011福州”由中华医学会眼科学分会眼底病学组与中华眼底病杂志编辑委员会共同主办，会议主席为中华医学会眼科学分会主任委员、眼底病学组组长、中华眼底病杂志副总编辑黎晓新教授，中华眼底病杂志编辑部具体负责本次会议的筹备和会务工作。为了进一步促进眼底病相关产品供应商与眼底病相关产品使用者的交流和沟通,我们热忱欢迎各相关公司参与本次会议，展示产品技术，增进客户关系，提升企业形象。现将会议提供的商务展示及有偿参与活动项目名称、收费标准、参展规则及相关规定说明如下。

　　1.会议时间、地点、规模
　　会议时间　2011年4月13日至17日。其中，2010年4月13日为代表注册暨参展厂商布展；14～16日为学术讨论会暨新产品展示会；16日下午16：00之后撤展；17日中午12：00以前所有参会代表全部撤离。
　　会场、展场　均设在福州香格里拉大酒店3楼多功能厅（会场、展场平面示意图见图1）。地址福州市鼓楼区新权南路9号，邮政编码350005，网址www.shangri-la.com。会务组已预订香格里拉大酒店（五星）、福州大饭店（四星）、金广达大饭店（三星）、于山宾馆（三星）等4家位于福州市中心五一广场附近的酒店供与会代表及厂商工作人员下榻，会场所在酒店与其他酒店之间距离步行路程在5~10分钟之间。
　　会议规模　预计参会代表600人左右。主要由国内眼底病临床、科研、教学中心的学术带头人、具有开展眼底病临床和科研工作实力和愿望的基层眼科工作者、国外相关专业的知名学者组成。

　　2.商务展示项目及收费标准（表1）

 　　3.商务展示项目的具体说明
　　（1）展位　会场及展场均设在香格里拉大酒店3楼(图1)。共有2.0 m×3.0 m非标准展位53个和鼓浪屿、漳州、三明、南平、莆田、宁德、龙岩厅及漳州厅附厅等8个多功能厅供参展厂商布展选择。
　　非标准展位设置福州厅内，其展位均由专业布展公司按行业通行标准搭建。不能在非标准展位区内进行任何形式的特装。在与会议招商计划不冲突的情况下，一个参展公司只能预订序号相邻的3个以内（含3个）的非标准展位。预订承租1个以上的相邻非标准展位者，可由布展公司根据参展厂商的实际需求调整其间的展墙，但要调整者事先应征得会务组同意。
　　选择在其他8个多功能厅布展的参展厂商，可在自己公司预订的展区范围内自行特装，但需征得酒店方同意并确保不损坏酒店多功能厅硬件，撤展后确保原样恢复。
　　8个多功能厅的面积大小数据来自酒店基建平面图，实际使用面积大小可能与图中标注的建筑面积大小有出入，请事先对此引起足够重视。另外，为了便于人流往来方便，建议选择在这几个多功能厅布展的参展厂商不要封闭相互之间的隔墙（图中虚线所示），布展区域以其中的立柱为界。
　　（2）卫星会　设置新技术推广演讲性质的卫星会10场（表1）。分别为4月13日（报到日）16：20～17：20共计2场，2场同时进行，均为60分钟；4月14、15日晚上19：30～21：15各自4场，均为50分钟。采取分时、分段收费方式。会务组免费提供卫星会场地和屏幕，并在会议日程册及论文汇编中列出卫星会时间安排和内容简介、会议资料袋中免费夹放卫星会请柬一份。为了确保会议的整体效果，各厂家竞标取得卫星会的承办资格后，其主办形式、演讲题目、演讲人以及场地使用情况需事先与会务组商议。各场卫星会的场地使用不得影响主会场背景板和已经取得场馆内各种广告发布权利的公司的核心利益。
　　（3）会场主席台两侧LED下位广告　会场主席台两侧设置LED下位广告2个。其规格3.5m（高）×4.0m（宽）。广告内容由发布公司自行设计后交会务组请广告公司与会议背景板统一制作。
　　（4）会场外喷绘广告　会场外设置广告位28个。规格均为2.5 m（宽）×3.0 m（高）。会务组提供桁架，广告由发布公司自行制作或会务组代请广告公司制作，由广告公司收取制作及悬挂费用并在布展日悬挂。喷绘具体尺寸届时与广告公司联系落实。
　　（5）会场内旗帜广告　会场内正对主席台的后墙设置悬挂旗帜广告6幅。其规格均为7.5 m（长）×2.0 m（宽）。广告由发布公司自行设计后交会务组请广告公司统一制作悬挂。
　　（6）报到处背景板广告　报到处设置背景板广告位1个。规格均为7.0 m（长）×7.0 m（宽）。会务组提供桁架，发布公司自行负责喷绘设计制作或会务组代请广告公司制作，由广告公司收取制作及悬挂费用并在布展日悬挂。报到处背景板的内容为“……会议报到处”“向关心支持……公司的代表问好”等，底纹可以显示公司的主要产品，具体文字内容应先与会务组商议，样稿制作后需先发会务组确认。
　　（7）会议论文汇编广告　论文汇编广告单面版芯规格210 mm×290 mm，封面拉页、封底、封二、封三要求为彩色，内页可彩色也可黑白；封底可以是单面，也可以是对开拉页。制作拉页广告不再另外收费；广告发布内容不要求具有广告批准文号。但至少有一个参展展位的厂商才可以预定封三、封底、前插页广告。广告内容由各公司自行设计，广告胶片应于2011年3月15日前寄到编辑部。封面、封底的广告设计稿在设计时应与会务组协商。
　　（8）会议请柬广告　发布公司与会务组协商后由发布公司提供样稿，会务组负责编排制作和发放。广告内容不要求具有广告批准文号。广告形式和数量不限。
　　（9）会议通知直投广告　发布公司与会务组协商后由发布公司提供样稿，会务组负责将其与会议通知编排制作为一体在邮寄开会通知时统一发布。广告内容不要求具有广告批准文号。
　　（10）会议日程册广告　发布公司与会务组协商后由发布公司提供样稿，会务组负责其与会议学术活动日程安排编排制作为一体，会议报到时统一发放。广告内容不要求具有广告批准文号。广告形式和数量不限。
　　（11）会议代表胸牌、餐证　正面根据本次会议要求制作，背面可自行发布公司信息及产品广告。样稿设计应符合会议整体形象和色彩设计要求，设计时应先与会务组协商，最终确定后由发布公司自行制作并于会前规定的时间内送到宾馆。不能按本次会议统一的风格、色系设计者，会务组有权拒绝使用。
　　（12) 会议资料袋　一面为本次会议名称等信息，一面为公司广告。样稿制作后先发会务组确认，最后由发布公司自行制作并于会前规定的时间内送到宾馆。不能按本次会议统一的风格、色系设计者，会务组有权拒绝使用。
　　（13）会议用笔记本和笔　两项均由赞助公司提供。除了应体现会议名称外，可使用体现赞助公司信息及产品的笔记本和会议用笔，于会前规定的时间内送到宾馆。
　　（14）开幕晚宴　开幕晚宴为4月13日19：30～21：00，时间为1个半小时。形式为桌餐同时配合小型节目表演。初步按45桌预计，餐标按酒店要求执行。晚宴活动内容除会务组指定的必备内容之外，另外可以包括赞助公司邀请的演出人员提供的节目，赞助公司高层管理者致辞和产品推介、抽奖等。具体内容及形式应事前与会务组协商后方能确定。
　　（15）编委会礼品　《中华眼底病杂志》第六届编辑委员会第四次会议4月13日21：15至22：30召开。预计参会人数60人。礼品由赞助公司提供。会场可放置礼品赞助公司宣传资料或广告，赞助公司高层管理人员一人现场致辞10分钟。具体礼品及公司展示内容应与会务组协商后确定。
　　（16）其他礼品　有其他礼品赠送者，由公司与会务组协商后由公司提供，并按要求付费。
　　（17）会议代表接送　代表接送及交通车由同一公司提供，可在车上设置欢迎横幅。具体形式和内容与会务组协商。
　　（18）金银铜赞助
　　本次会议拟设置金银铜赞助各一名。取得资格为总体参与费用分别达到30、25、20万元人民币。会务组将提供具有整体优势的宣传项目和展示场地。具体分别为：
　　金赞助：鼓浪屿厅展区（187 m²）、主席台两侧LED下位广告、14日晚第一时段卫星会一个、座位头套广告（公司自行设计制作）、会场内旗帜广告7、8号位置广告共2幅。会议资料袋中免费夹放公司卫星会请柬、会后获得代表通讯录（电子版）、工作人员胸卡及午餐餐券 5套。
　　银赞助：漳州厅展区（157 m²）、报到注册处广告、14日晚第一时段卫星会一个、会议通知直投广告、会场后面旗帜广告5、6号位置广告共2幅、论文汇编封面拉页广告。会议资料袋中免费夹放公司卫星会请柬、会后获得代表通讯录（电子版）、工作人员胸卡及午餐餐券5套。
　　铜赞助：龙岩厅展区（146 m²）、14日晚第二时段卫星会一个、请柬广告、会议日程册广告、会场后面旗帜广告9、10号位置广告共2幅。会议资料袋中免费夹放公司卫星会请柬、会后获得会后获得代表通讯录（电子版）、工作人员胸卡及午餐餐券5套。
　　在有金银铜赞助商的情况下，上述各相关服务项目不再分开提供。除上述赞助外，参展商采取任何赞助方式，只要赞助金额达到以上金、银、铜赞助商的标准，大会即给予确定其金、银、铜赞助商荣誉在相关会议文件中公布，但不一定同时再享有上述所列各项服务及优惠待遇。

　　4．其他服务
　　所有参展厂商的主要信息及展位分布说明等均在论文汇编等会议文件中刊出；会务组为金、银、铜赞助之外的每一参展公司提供工作人员胸卡及免费午餐餐证2套。同时为所有参展厂商提供与参会代表同样条件的食宿，费用由参展厂商自理。各公司初步预计的具体房型和数量于3月15日前通知会务组。

　　5．商务展示活动资质的获取
　　凡是有意参与本次会议商务展示及相关活动的公司，均请于2010年10月31日前将包涵所选择的参与项目、方式以及数量等内容的确认回执（表2）通过电子邮件或传真形式通知会务组。会务组将根据回执返回时间先后和参与活动费用金额大小为主要条件，确定参与公司的参与资质获取；同等条件下，将优先考虑参与商务展示活动支付费用金额大的公司。12月15日前正式书面通知各参与公司的参与资质和参与注意事项。

　　6．有关付款和取消
　　所有收到正式书面通知取得参与资格的公司，应于2011年1月15日前付清全款。否则其预订的参与项目不予保留。参与活动的公司如在签约后取消本次参与活动，应在3月1日前书面或邮件形式通知会务组，会务组将收取参与费用的25%作为违约金，其余75%的款项退还参与公司；3月1日以后取消参与活动者，会务组将收取参展费的50%作为违约金，其余50%的款项退还参与公司。具体退款手续在会议结束后办理。
　　各公司取得参与资格后，未经会务组同意，其展位以及其他参与资格不得转让或与另外与他人分享。如若有违约者，一经发现，会务组有权取消其本次会议的所有参与资格，同时保留在相关场合将相关公司和人员公布为不受欢迎者的权利。

　　7．其他友情提示
　　（1）参展商注册　所有参展单位必须在布展开始前与会务组联系进行注册并领取参展人员胸卡、免费餐证、会议资料。参展人员胸卡会议及展览期间必须随时佩戴。
　　（2）展位搭建及布撤展时间　展位搭建时间统一为4月13日6：00~17：30。其中，租赁福州厅非标准展位的公司，布展时间13：30~17：30；租赁其他厅的公司特装布展时间6：00~17：30。所有布展工作必须在17：30之前完成。不能在规定时间内完成者，按5000元/小收取延时费用。
　　撤展时间为4月16日16：00~17：30。未经批准，不得提前挪动或关闭展位。
　　进行特装者不得破坏展场内部的公共设施，不得在其三面墙上安置任何钉子类、胶类或螺丝类东西以造成墙面损害。若造成损害，其费用由参展单位自行承担。
　　布展及撤展期间使用的包装及建筑材料或碎片不得堵塞大厅通道。商务展示活动结束时，参展单位应从现场清除所有的材料，尤其应注意清除使用的双面地毯胶带；会务组有权就清除过多废物（展位搭建垃圾、板箱/货盘、纸箱、包装材料或印刷品）而向有关参展单位收费。
　　（3）展示规定　布展开始以及参展期间，物品出入应提供参展带入设备的清单，以便带出酒店时核查。参展期间，所有展位须由参展单位工作人员看护，酒店安保部将协助支持，但不包括在展区或会场内设立常保。未经批准，参展单位不得在各自展位内安置对其临近展位造成阻碍或遮挡光线的背景板；不得在展位外散发各类资料；不得在其展位内举行各类抽奖或比赛活动。
　　（4）消防规定　所有展示、展览及布置须符合酒店相关安全的规定及中华人民共和国消防安全条例；所有搭建用品必须为不易燃易爆材料；展位内一律不得使用汽油或酒精类易燃物品，一律不得使用高压和电子高热物品和明火，例如高压水银灯等；展厅内一律不得吸烟。各参展单位必须遵循上述消防规定。对于不执行规定的参展单位，消防单位将有权拆除其展位，并处一定数额的罚款。
　　（5）保险　会务组及酒店不承担公共及私有财产的保险。参展公司应独立承担业务中断、财产损坏及其他损失的保险。会务组建议各参展单位为其展品、个人物品购买保险以抵抗由于火灾、偷窃、破损及其它危险行为而造成的损失。对于参展单位因为未购买保险而造成以上各种损失的，会务组及酒店一律不承担任何责任。
　　（6）损毁　参展单位须承担修复展览场所或更换任何损坏或损毁物所产生的费用，无论损坏或损毁由参展单位自身、其代理者、合同单位造成还是由这些代理者或合同单位聘用或代表其从事活动的任何一个人或一些人所造成。

　　8．联系方式
　　中华眼底病杂志编辑部电话：028-85422535, 传真：028-85577707。联系人：唐健，电话：13628056918，Email：tjd59918@yahoo.com.cn，工作QQ：354668943；江影，电话：13658062773，Email：cjoofd@yahoo.com.cn，工作QQ：120143101。
                           
                   　　　　　　      　　    中国眼底病论坛•第十四次全国眼底病学术讨论会•2011福州
                                　　　　　　　　　　　　　　　　      会务组
                                   　　　　　　　　　　　     　中华眼底病杂志编辑部
                                              　　　　　　　　　　     　  2010.08.27

　
　　1．商务展示活动资质的获取
　　（1）参与资格获取时间及要求　2010年10月31日前将此确认回执表通过电子邮件或传真形式通知会务组，并12月15日前得到会务组正式书面，2011年1月15日前付清全款者方可取得其商务展示活动资格。
　　（2）参与资格取消　如公司在签约后拟取消本次参与活动，应在3月1日前书面或邮件形式通知会务组，会务组将收取参与费用的25%作为违约金，其余75%的款项退还参与公司；3月1日以后取消参与活动者，会务组将收取参展费的50%作为违约金，其余50%的款项退还参与公司。具体退款手续在会议结束后办理。
　　取得参与资格者，未经会务组同意，其展位以及其他参与资格不得转让或与另外与他人分享。如若有违约者，一经发现，会务组有权取消其本次会议的所有参与资格，同时保留在相关场合将相关公司和人员公布为不受欢迎者的权利。
　　2．参展规则及相关规定
　　（1）参展商注册　所有参展单位必须在布展开始前与会务组联系进行参展商注册并领取参展人员工作胸卡、免费餐证、会议资料。会议及展览期间必须随时佩戴。
　　（2）展位搭建及布撤展时间　展位搭建时间统一为4月13日6：00~17：30。其中，租赁福州厅非标准展位的公司，布展时间为13：30~17：30；租赁其他厅展位的公司特装及布展时间6：00~17：30。所有公司布展必须在17：30之前完成。未在规定时间内完成者，按5000元/小收取延时费用。
　　撤展时间为4月16日16：00~17：30。未经批准，不得提前挪动或关闭展位。进行特装者必须注意不得破坏展场内部的公共设施，不得在其三面墙上安置任何钉子类、胶类或螺丝类东西以造成墙面损害。若造成损害，其费用由参展单位自行承担。
　　在布展及撤展期间，使用的包装及建筑材料或碎片不得堵塞大厅通道。商务展示活动结束时，参展单位应从现场清除所有的材料，尤其应注意清除使用的双面地毯胶带；会务组有权就清除过多废物（展位搭建垃圾、板箱/货盘、纸箱、包装材料或印刷品）而向有关参展单位收费。
　　（3）展位规定　布展开始以及参展期间，物品出入应提供参展带入设备的清单，以便带出酒店时核查。参展期间，所有展位须由参展单位工作人员看护，酒店安保部将协助支持，但不包括在展区或会场内设立常保。未经批准，参展单位不得在各自展位内安置对其临近展位造成阻碍或遮挡光线的背景板；不得在展位外散发各类资料；不得在其展位内举行各类抽奖或比赛活动。
　　（4）消防规定　所有展示、展览及布置须符合酒店相关安全规定及中华人民共和国消防安全条例；所有搭建用品必须为不易燃易爆材料；展位内一律不得使用汽油或酒精类易燃物品，一律不得使用高压和电子高热物品和明火，例如高压水银灯等；展厅内一律不得吸烟。所有参展单位必须遵循上述消防规定。对于不执行规定的参展单位，消防单位将有权拆除其展位，并处一定数额的罚款。
　　（5）保险　会务组及酒店不承担公共及私有财产的保险，参展公司应独立承担业务中断、财产损坏及其他损失的保险。会务组建议各参展单位为其展品、个人物品购买保险以抵抗由于火灾、偷窃、破损及其它危险行为而造成的损失。对于参展单位因为未购买保险而造成以上各种损失的，会务组及酒店一律不承担任何责任。
　　（6）损毁　参展单位须承担修复展览场所或更换任何损坏或损毁物所产生的费用，无论损坏或损毁由参展单位自身、其代理者、合同单位造成还是由这些代理者或合同单位聘用或代表其从事活动的任何一个人或一些人所造成。